Секреты успешного управления проектами

Управление проектами кажется таким прямолинейным. Вы устанавливаете срок, к которому проект должен быть закончен. Вы устанавливаете бюджет проекта. Вы находите для проекта нужных людей. Проект готов.

В жизни управление проектами редко бывает прямолинейным. На проекте задействованы не те люди. Люди не знают, что от них требуется, либо получают противоречивую информацию. Содержание проекта меняется. Сроки прошли. Скажем лаконично: «Бывает всякое.»

Так что же может предпринять бизнес или руководитель проектов для увеличения шансов завершения проекта в срок и в рамках бюджета? Лучшие практики успешных проектов позволяют выявить некоторые секреты проектного управления.

1. Получите необходимые сведения о проекте до начала его исполнения. Важно, чтобы все участники проекта утвердили содержание проекта — заранее должны быть оговорены контрольные точки проекта и даты их достижения, составлен и утвержден бюджет проекта. Запросы изменений бывают в любом проекте, но если у Вас есть предварительные договоренности, то диалог с заказчиком будет строить проще, если что-то пойдет не по плану.

2. Соберите правильную проектную команду правильного размера. Для успеха проекта Вам нужна проектная команда, навыки и опыт членов которой будут соответствовать задачам проекта. Подбор команды под конкретные задачи проекта позволит Вам увидеть оптимальный, как правило небольшой, размер команды. Глава и основатель Amazon Джефф Безос рекомендует применять «правило двух пицц», согласно которому наиболее эффективны команды размером 6-10 человек — столько, сколько может насытиться двумя пиццами. Он утверждает, что это максимальный размер команды, при котором руководитель может напрямую взаимодействовать с ее членами без потери целостного понимания сути проекта.

3. Заранее ставьте цели и конкретизируйте их контрольными точками. Составьте список контрольных точек и сверяйте их время от времени, чтобы убедиться, что проект идет по плану. Если вы будете ставить только цели верхнего уровня либо только долгосрочные цели, то в случае возникновения проблем с проектом Вы узнаете о них тогда, когда будет слишком поздно. Когда все в команде понимают содержание проекта, Вам не придется бороться с разночтениями, которые могут свести проект с рельс. Формированию такого понимания способствует проведение установочных совещаний с участием всех членов команды. Такие совещания помогают обсудить цели проекта, выявить детали, составить дорожную карту, назначить задачи проекта конкретным людям.

4. Проясните для себя, кто за что отвечает, какие сроки выполнения? При взаимодействии нескольких людей, решающих одну и ту же задачу, часто теряются важные детали, такие, как распределение ролей и соблюдение сроков. Для избежания коллизий определите, какие члены команды отвечают за какие задачи и установите понятную всем систему отчетности о выполненной работе. Простой способ для этого — использование онлайн менеджеров задач. Вне зависимости от способа достижения этого, очень важно, чтобы каждый член команды понимал, что от него требуется. Это касается и содержания задач, и сроков их выполнения. Проекты обычно не похожи друг на друга, видение списка задач и их распределения позволяет ключевым участникам проекта оценить свой вклад в достижение его целей.

5. Не пытайтесь контролировать всё. Регулярно проводите встречи с членами проектной команды, но оставляйте им пространство для свободы, чтобы у них не возникало чувство тотального контроля. Здесь важно найти баланс, когда и задачи выполнены, и люди работают вдохновленно и, соответственно, максимально плодотворно.

6. Пусть у Вас будет хорошая информационная система управлениями проектами, которой будут пользоваться все. Самая простая форма взаимодействия участников проектной команды — электронная почта, но она может скрывать общее положение дел, касающихся проекта. Пробираться сквозь дебри переписки может стать довольно длительным занятием. Использование программного обеспечения, хранящего все сведения о проекте и коммуникациях по нему, позволяет не только сэкономить время, но и организовать эффективное рабочее пространство — так как сегодня многие проектные команды физически работают не в одном помещении, населенном пункте или даже одной стране.

7. Поддерживайте мотивацию членов команды, премируя их за достижение промежуточных целей. Мы уже говорили о пользе контрольных точек проекта. Контролируйте выполнение контрольных точек, награждайте членов команды за достигнутые промежуточные цели — так Вы будете отслеживать текущее состояние проекта и поддерживать мотивацию команды.

8. Проводите регулярные статусные совещания или видеоконференции, но пусть они будут короткими. Частые коммуникации с проектной командой, а также с заказчиком проекта — это лучший способ удостовериться, что все идет по по плану. Тут важно не утонуть в деталях, поэтому время совещаний, а иногда и время выступлений на них нужно ограничивать — это помогает сосредоточиться на самом главном.

9. Закладывайте резерв времени для реализации возможных изменений в проекте. Проекты, особенно в сфере информационных технологий, редко выполняются по изначально заложенным спецификациям. Чтобы избежать накаления обстановки и выиграть время, планируйте работы с учетом возможных изменений в проекте. Этот резерв сбережет Ваши нервы.

10. Будьте гибкими и развивайте навыки проектного управления. Теория проектного управления как самостоятельная область знаний насчитывает уже более 30 лет, за это время выработались и так называемые «тяжелые» методологии управления проектами, такие как PMI PMBoK и PRINCE2, так и «легкие», например Agile. Все они основаны на лучших практиках руководителей проектов по всему миру, предоставляя инструменты и техники для эффективного управления проектами, и постоянно совершенствуются. В зависимости от масштабов проекта применяйте «тяжелые» или «легкие» методологии. Общайтесь со своей командой, с заказчиками, с бизнес-партнерами на тему, как можно улучшить управление Вашим проектом.

Рустем Агзямов.